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如何利用Excel整理业务数据?

作者:赤峰鼎好会计培训学校

会计人员通常会用到Excel电子表格制作软件来整理数据,通过Excel软件强大的数据整理功能,能快捷、地完成工作内容。下面这些小技巧,是整理数据时需要用到的,快来收藏吧!


一、用连字符“&”来合并文本


我们在整理数据时,有时会想将多列内容合并到一列中,如A列为单位,B列为科室,目的是将A、B列合并到一列中去,这时一个连字符“&”就能完成(假定C、D列为空):


1.在C1单元格中输入公式“=A1&B1”;


2.将公式复制到整个C列;


3.将C列数据复制到D列,粘贴时执行 “选择性粘贴”命令,打开“选择性粘贴”对话框,选中其中的“数值”选项;


4.将A、B、C列删除,完成合并工作。


二、文本格式日期转换为日期格式


比如在审计中遇到农村五保户供养金发放记录,发放时间为文本格式,如“2011.6”(2011年6月),无法计算发放对象领取年龄,可以通过以下方法转换:


1.用查找替换功能将“。”全部替换为“-”,系统会自动将格式转换为日期格式Jun-11:


2.右击选定单元格,选“设置单元格格式”,在弹出的“单元格格式”窗口中选“数字”菜单中“日期”,在窗口右框中选择所需格式。


三、删除空行


整理数据后,往往发现表中有大量空行,手工找出删除非常不便,这时可以使用筛选功能实现:1.在表头插入一空行,然后选择表中所有的行,单击“数据→筛选→自动筛选”命令,在每一列的顶部,从下拉列表中选择“空白”;2.选中所有空行,删除。


四、禁止复制隐藏列中的数据


如果复制一个包含隐藏列的数据区域,然后把它粘贴到一个新的工作表,那么Excel会自动把隐藏列也粘贴过来。要想避免这种情况,可以选取要复制的数据区域,然后选择“编辑→定位”命令,单击“定位条件”按钮,出现“定位条件”对话框,选中“可见单元格”选项,再复制和粘贴就会得到所希望的结果。


五、文本格式的数字转换为数字格式


在工作中,经常会碰到一些通过文本文件或其它财务、业务管理软件的数据导入Excel后数字是以文本形式存在的,即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。有一个办法可以地将这些文字转变回数字:


1.在空白的单元格中填入数字“1”;


2.选中该单元格,执行“复制”命令,再选中所要转换的单元格,选择“选择性粘贴”中“乘”,文字格式就可以变为数字格式(文本格式默认左对齐,数字格式默认右对齐)。

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